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Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Allgemeine Informationen

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung zur Verfügung, die sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses erhobenen Daten bezieht, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, die während des Bewerbungsprozesses erhoben werden. 

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:

QUMEA AG
Westbahnhofstrasse 3, 4500 Solothurn, Schweiz
Telefon: +41 32 525 60 50
Eingetragen im Handelsregister

Datenschutzverantwortliche Stelle: Geschäftsleitung der QUMEA AG

Personenbezogene Daten im Bewerbungsprozess

Personenbezogene Daten sind Informationen über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Dazu gehören beispielsweise Angaben wie Name, Adresse, Telefonnummer und Geburtsdatum sowie Informationen über Ihren beruflichen Werdegang usw., die einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Informationen, die nicht direkt oder indirekt mit Ihrer tatsächlichen Identität in Verbindung gebracht werden können, gelten nicht als personenbezogene Daten. 

Grundlage und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei Bewerbungen

Wenn Sie sich elektronisch bei uns bewerben – also per E-Mail oder über unser Webformular – erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie vorvertraglicher Maßnahmen.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung über unsere Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse an einer Beschäftigung bei uns. In diesem Zusammenhang stellen Sie personenbezogene Daten zur Verfügung, die wir ausschließlich zum Zweck Ihrer Stellensuche bzw. Bewerbung verwenden und speichern.

Insbesondere werden folgende Daten erhoben:

  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • LinkedIn-Profil (optional)
  • Der Kanal, über den Sie auf uns aufmerksam geworden sind

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Unterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Diese können weitere personenbezogene Daten enthalten, beispielsweise Ihr Geburtsdatum, Ihre Adresse usw. 

Nur autorisierte Mitarbeitende aus der HR-Abteilung oder Personen, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind, haben Zugriff auf Ihre Daten.

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich ausschließlich zum Zweck der Besetzung der Stelle gespeichert, auf die Sie sich beworben haben.

Ihre Daten werden für einen Zeitraum von 180 Tagen nach Abschluss des Bewerbungsprozesses gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Abwehr möglicher Ansprüche aufgrund gesetzlicher Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen oder zu anonymisieren. In diesem Fall stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (z. B. Anteil weiblicher/männlicher Bewerbender, Anzahl Bewerbungen pro Zeitraum usw.).

Darüber hinaus behalten wir uns vor, Ihre Daten für die Aufnahme in unseren „Talent Pool“ für 90 Tage nach Abschluss des Bewerbungsprozesses zu speichern, um mögliche weitere passende Stellen für Sie zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbungen auf Lehrstellen oder Praktika. Mit der Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung erklären Sie sich mit der möglichen verlängerten Speicherung Ihrer Daten und der Aufnahme in unseren „Talent Pool“ einverstanden.

Wenn Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses ein Stellenangebot von uns erhalten und annehmen, speichern wir die im Bewerbungsprozess erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Arbeitsverhältnisses. 

Weitergabe von Daten an Dritte

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden mittels TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH betrieben, einem Anbieter von Software für HR-Administration und Bewerbermanagement (https://www.personio.de/impressum/).

In diesem Zusammenhang handelt Personio als unser Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Grundlage für diese Verarbeitung ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortlicher Stelle und Personio. 

Rechte betroffener Personen

Wenn wir als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als betroffene Person je nach Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte gemäß Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu. Dazu gehören insbesondere:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO zu widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte bezüglich der im Rahmen dieses Online-Bewerbungsprozesses verarbeiteten Daten wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzverantwortlichen (siehe Abschnitt 2). 

Schlussbestimmungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht oder Änderungen des Bewerbungsprozesses bzw. ähnlicher Vorgänge berücksichtigt. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die jeweils neue Datenschutzerklärung. 














Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.